Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania: lista i zdjęcia

Protokół zdawczo-odbiorczy to spisany przy przekazaniu mieszkania opis jego stanu, najlepiej sporządzony razem z wynajmującym, zanim wniesiesz swoje rzeczy. Zapisz każdą istniejącą rysę, plamę i uszkodzenie z miejscem i rozmiarem, zrób zdjęcia i podpisz protokół tylko wtedy, gdy zgadza się z tym, co widzisz. Zachowaj kopię: przy wyprowadzce to punkt odniesienia dla każdego potrącenia z kaucji.

Bez protokołu wgniecenie w podłodze może po dwóch latach stać się twoim słowem przeciw słowu wynajmującego. Co gorsza, polskie prawo zakłada w takiej sytuacji, że mieszkanie było w dobrym stanie. W KatiTrust budujemy aplikację aparatu do zdjęć, które każdy może sprawdzić, więc dużo myślimy o tym, co sprawia, że zapis stanu mieszkania jest wiarygodny. Poniżej znajdziesz listę kontrolną pokój po pokoju, wskazówki do zdjęć, przebieg zdania mieszkania i to, co mówią przepisy.

Czym jest protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania?

To dokument sporządzany na początku najmu. Ty i wynajmujący przechodzicie przez mieszkanie pokój po pokoju, zapisujecie istniejące uszkodzenia, stan liczników i wyposażenie, podpisujecie protokół i każdy zatrzymuje kopię. Zdjęcia i film uzupełniają opis. Przy wyprowadzce mieszkanie porównuje się z tym zapisem tego, co już było.

Spróbuj umówić się na odbiór, zanim przyjadą meble. Kartony i szafy zasłaniają dokładnie to, co musisz zobaczyć: plamy na wykładzinie, obtłuczone listwy, pęknięte płytki za sedesem. Jeśli wynajmujący proponuje tylko szybki rzut oka w dniu przeprowadzki, zrób własny dokładny przegląd, gdy tylko dostaniesz klucze, i tego samego dnia wyślij mu swoje uwagi.

Przy nowym mieszkaniu dzień odbioru kluczy nie powinien być pierwszym razem, gdy widzisz mieszkanie albo wynajmującego. Sprawdź wcześniej, czy jedno i drugie jest prawdziwe, oglądając mieszkanie na miejscu. Jeśli ktoś chce kaucji albo czynszu, zanim zobaczysz wnętrze i podpiszesz umowę, zatrzymaj się. Sygnały ostrzegawcze opisujemy w poradniku o tym, jak rozpoznać oszustwo na wynajem mieszkania. Jeśli już zapłaciłeś, gdzie zgłosić oszustwo przy wynajmie mieszkania, wyjaśniamy osobno.

Protokół zdawczo-odbiorczy: co mówi prawo

W przeciwieństwie do wielu krajów Polska ma tu wyraźny przepis. Art. 6c ustawy o ochronie praw lokatorów stanowi, że przed wydaniem lokalu najemcy strony sporządzają protokół, w którym określają stan techniczny i stopień zużycia znajdujących się w nim instalacji i urządzeń. Protokół stanowi podstawę rozliczeń przy zwrocie lokalu.

Równie ważny jest Kodeks cywilny. Według art. 675 Kodeksu cywilnego po zakończeniu najmu najemca zwraca rzecz w stanie niepogorszonym, ale nie odpowiada za zużycie, które jest następstwem prawidłowego używania. Ten sam przepis zawiera domniemanie: jeśli nie udowodnisz inaczej, przyjmuje się, że rzecz była wydana najemcy w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku.

W praktyce oznacza to jedno. Bez protokołu i zdjęć z dnia odbioru to ty musisz wykazać, że rysa na blacie albo plama na ścianie była od początku. Protokół z opisem i zdjęciami odwraca tę sytuację na twoją korzyść. To ogólne informacje, a nie porada prawna. W konkretnym sporze pomoże prawnik albo bezpłatna pomoc prawna w twojej gminie.

Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania: lista kontrolna pokój po pokoju

Dobra lista obejmuje każdą powierzchnię, instalację i urządzenie, a do tego klucze, liczniki i pomieszczenia przynależne. Traktuj ją jako punkt wyjścia i dopisz to, co ma twoje mieszkanie, na przykład kominek albo pralkę.

Bądź konkretny. „Wykładzina poplamiona” nie pomoże ci za dwa lata, ale „pokój 2, wykładzina przy drzwiach szafy, brązowa plama ok. 8 cm” już tak. Tam, gdzie wszystko jest w porządku, wpisz „bez uszkodzeń”, zamiast zostawiać puste pole. Testuj, a nie tylko patrz: odkręć każdy kran, spuść wodę, otwórz każde okno i włącz każdy palnik.

Stany liczników zapisz i sfotografuj już pierwszego dnia, razem z numerami liczników. Jeśli przepisujesz umowy na prąd albo gaz na siebie, dostawcy często mają własne formularze z odczytem. Dzięki temu rachunki, które dostaniesz, zaczynają się od właściwego stanu.

Jak fotografować stan mieszkania

Zdjęcia wspierają protokół, ale go nie zastępują. Opis mówi, co jest ważne, a zdjęcia pokazują, jak to wyglądało. Poradnik o tym, kiedy zdjęcie jest dowodem, wyjaśnia, co sprawia, że zdjęcia przekonują, gdy dojdzie do sporu. Te nawyki sprawiają, że twoje zdjęcia będą później dużo bardziej przydatne:

1. Najpierw ujęcie ogólne, potem zbliżenie: Sfotografuj każdy pokój z dwóch przeciwległych rogów, a potem każdą usterkę z bliska.
2. Pokaż skalę: Przyłóż miarkę do rys, pęknięć i dziur, żeby rozmiar był oczywisty.
3. Zadbaj o światło: Fotografuj w dzień przy zapalonym świetle. Rysy na podłodze lepiej widać, gdy trzymasz latarkę telefonu nisko i z boku.
4. Trzymaj stałą kolejność: Przechodź przez mieszkanie zawsze w tym samym kierunku. Przy wyprowadzce powtórz tę trasę, żeby zdjęcia łatwo było porównać.
5. Nagraj film: Powolny przegląd pokazuje rzeczy, których nie widać na zdjęciach, na przykład drzwi, które się nie domykają, albo zlew, który wolno odpływa.
6. Zachowaj oryginały: Nie edytuj zdjęć, nie nakładaj filtrów i zrób kopię oryginalnych plików poza telefonem.

Telefon zapisuje datę i godzinę każdego zdjęcia w metadanych pliku. Gdzie je znaleźć, pokazuje poradnik o metadanych zdjęcia. Przed startem sprawdź, czy zegar telefonu jest ustawiony poprawnie. Pamiętaj, że te dane da się później zmienić, a komunikatory często je usuwają przy wysyłaniu. Dlatego w dniu odbioru wyślij oryginalne pliki e-mailem wynajmującemu i sobie, co daje też datowany zapis tego, co udostępniłeś.

Ta sama zasada działa na wakacjach. Jeśli od razu po przyjeździe sfotografujesz uszkodzenia w apartamencie i napiszesz do gospodarza, łatwiej wykażesz, że już były. Oszustwa, które celują w podróżnych, opisujemy w tekście o oszustwach na Bookingu.

Zanim podpiszesz protokół zdawczo-odbiorczy

Formularz od wynajmującego czytaj linijka po linijce, zanim go podpiszesz. Jeśli czegoś brakuje albo coś się nie zgadza, dopisz to na protokole, a nie tylko powiedz na głos. Nie podpisuj protokołu, który mówi „stan dobry” o pokoju, którego nie sprawdziłeś.

Uważaj na wszystko, co wykracza poza opis mieszkania, na przykład zdanie, że przy wyprowadzce pomalujesz ściany albo zapłacisz za pranie wykładziny. To warunki umowy, a nie obserwacje, i należą do rozmowy o umowie najmu. Ustawa o ochronie praw lokatorów określa zresztą, które naprawy i odnowienia obciążają najemcę, a które wynajmującego. Jeśli nie wiesz, na co się zgadzasz, zapytaj przed podpisem.

Weź kopię od razu. Jeśli wynajmujący wypełnia protokół na tablecie, poproś o plik PDF ze wszystkimi zdjęciami. Gdy nikt nie proponuje protokołu, sporządź go sam, wyślij wynajmującemu e-mailem i poproś o potwierdzenie otrzymania.

Znalazłeś więcej usterek po wprowadzeniu, na przykład grzejnik, który nie grzeje w pierwszy zimny dzień? Zgłoś je na piśmie ze zdjęciami, gdy tylko je zauważysz, i zachowaj te wiadomości razem z protokołem. Kodeks cywilny zresztą wymaga, żeby najemca niezwłocznie zawiadomił wynajmującego o potrzebie napraw, które go obciążają (art. 666 § 2).

Zdanie mieszkania: jak się przygotować i co się dzieje

Przy zdaniu mieszkania wynajmujący porównuje jego stan z protokołem z dnia odbioru i zapisuje szkody wykraczające poza zwykłe zużycie. Przygotuj się do tego tak samo starannie jak do odbioru. Ustawa o ochronie praw lokatorów wymaga, żeby po zakończeniu najmu najemca odnowił lokal i dokonał obciążających go napraw (art. 6e), ale z art. 675 Kodeksu cywilnego wynika, że za zużycie przy prawidłowym używaniu nie odpowiadasz.

Trochę przygotowań sprawi, że ten dzień będzie dużo mniej stresujący:

• Przejdź przez mieszkanie kilka dni wcześniej z protokołem i zdjęciami z odbioru.
• Wynieś wszystko, żeby żadne uszkodzenie nie kryło się za meblami ani kartonami.
• Sfotografuj puste, posprzątane mieszkanie tuż przed zdaniem, w tej samej kolejności co przy odbiorze.
• Bądź na miejscu osobiście, najlepiej z kimś, kto później może opisać stan mieszkania.
• Oddaj wszystkie klucze, zapisz ich zwrot w protokole zdawczym i spisz końcowe stany liczników.

Podpisz protokół zdawczy tylko wtedy, gdy zgadza się z tym, co widzisz, i dopisz swoje zastrzeżenia, jeśli wynajmujący zapisuje szkody, które były od początku. Według art. 6 ustawy o ochronie praw lokatorów kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności wynajmującego. Co może zostać potrącone i jak bronić się przed niesłusznymi kosztami, wyjaśniamy w tekście o zwrocie kaucji.

Zdjęcia, które wynajmujący sprawdzi od razu

Zwykłe zdjęcie z telefonu pokazuje stan, ale nie pokazuje pewnie, kiedy je zrobiono ani czy od tego czasu nie było edytowane. Właśnie ten problem rozwiązuje KatiTrust. Zdjęcia i filmy do 20 sekund robisz bezpośrednio w aplikacji, a wgrywanie z galerii nie jest możliwe. Każde ujęcie dostaje kod weryfikacyjny.

Przekaż kody wynajmującemu od razu przy odbiorze, na przykład SMS-em albo wpisując je do protokołu. Sprawdzi je na miejscu bezpłatnie w przeglądarce, bez zakładania konta. Sprawdzenie pokazuje, że plik nie zmienił się od wykonania, kiedy go zrobiono i w przybliżeniu gdzie, z dokładnością około 10 km, nigdy dokładne miejsce. Zachowaj też własne kopie zdjęć.

Kod dokumentuje stan w sposób, który inni mogą sprawdzić, i może pomóc jako zapis. Nie rozstrzyga sporu i nie zastępuje podpisanego protokołu ani porady prawnej. Czy coś nie zostało zaaranżowane albo ukryte przed obiektywem, też nie pokaże. Na Androida aplikacja jest już w Google Play, wersja na iPhone'a pojawi się wkrótce.

Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego i aplikacje

Papier czy aplikacja, liczy się treść. Wydrukowany wzór i telefon wystarczą do dokładnego przeglądu. Dobry protokół zdawczo-odbiorczy powinien zawierać co najmniej:

• dane stron, adres mieszkania i datę przekazania,
• opis stanu każdego pomieszczenia, instalacji i urządzeń,
• listę wyposażenia z jego stanem,
• stany i numery liczników,
• liczbę przekazanych kluczy, pilotów i kart,
• listę zdjęć albo informację, gdzie są zapisane,
• podpisy obu stron.

Jeśli protokół powstaje w aplikacji albo na tablecie wynajmującego, upewnij się, że możesz wszystko przeczytać i dopisać swoje uwagi przed podpisem, że dostaniesz kopię od razu, najlepiej PDF ze zdjęciami, i że będziesz mieć do niej dostęp po wyprowadzce. Nigdy nie podpisuj na tablecie, zanim nie zobaczysz całego protokołu. I zawsze rób własne zdjęcia, bez względu na to, czego używa wynajmujący.

Jak długo przechowywać protokół i zdjęcia

Przechowuj protokół i zdjęcia przez cały czas najmu, nawet jeśli to wiele lat, i do rozliczenia kaucji. Przy wyprowadzce to jedyny sposób, żeby pokazać, co już było. Trzymaj je razem z umową, cyfrowo i na papierze.

Po wyprowadzce zachowaj wszystko co najmniej do zwrotu kaucji i zakończenia ewentualnego sporu. Roszczenia z umowy najmu przedawniają się według Kodeksu cywilnego w różnych terminach, a spór o kaucję może trafić do sądu. Naszym zdaniem cyfrowe kopie zajmują tak mało miejsca, że nie ma powodu, by usuwać je wcześniej.

Najczęściej zadawane pytania o protokół zdawczo-odbiorczy

Czy protokół zdawczo-odbiorczy jest obowiązkowy?

Ustawa o ochronie praw lokatorów w art. 6c stanowi, że przed wydaniem lokalu strony sporządzają protokół ze stanem technicznym i stopniem zużycia instalacji i urządzeń, a protokół jest podstawą rozliczeń przy zwrocie. Nawet jeśli wynajmujący go nie proponuje, warto nalegać albo sporządzić własny. Bez protokołu Kodeks cywilny zakłada, że mieszkanie było w dobrym stanie.

Kto wypełnia protokół zdawczo-odbiorczy?

Zwykle wynajmujący przygotowuje formularz, a wy przechodzicie przez mieszkanie razem. Możesz i powinieneś dopisać własne uwagi, bo wynajmujący może pominąć rzeczy ważne dla ciebie. Jeśli nikt nie proponuje protokołu, wypełnij go sam, dodaj zdjęcia i wyślij wynajmującemu e-mailem z prośbą o potwierdzenie.

Co zrobić, gdy znajdę usterki po wprowadzeniu?

Zgłoś je wynajmującemu na piśmie, gdy tylko je zauważysz, ze zdjęciami i datą. Niektóre problemy wychodzą dopiero później, na przykład ogrzewanie, które nie działa w pierwszym zimnym tygodniu. Zachowaj te wiadomości razem z protokołem, żeby przy wyprowadzce pokazać, że zgłosiłeś usterkę wcześnie.

Czy muszę być przy zdaniu mieszkania?

Jeśli możesz, tak. Będąc na miejscu, widzisz, co zapisuje wynajmujący, możesz wskazać zdjęcia z odbioru i od razu poprawić drobiazgi. Podpisz protokół zdawczy tylko wtedy, gdy się z nim zgadzasz, a zastrzeżenia dopisz na dokumencie.

Czy są aplikacje do protokołu zdawczo-odbiorczego?

Tak, kilka aplikacji i narzędzi dla zarządców oferuje cyfrowe protokoły, niektóre bezpłatnie. Narzędzie liczy się mniej niż wynik: musisz móc przejrzeć wszystko przed podpisem i od razu dostać kopię ze zdjęciami. Wydrukowany wzór i aparat w telefonie wystarczą przy większości mieszkań.

Czy zdjęcia wystarczą bez podpisanego protokołu?

Zdjęcia bardzo pomagają, ale protokół podpisany przez obie strony ma zwykle większą wagę, bo pokazuje, że wynajmujący widział stan i się na niego zgodził. Używaj obu. Jeśli wynajmujący nie chce podpisać, wyślij mu protokół i zdjęcia e-mailem w dniu odbioru, żeby był datowany ślad, że je dostał.

Wnioski: dobry protokół zdawczo-odbiorczy ułatwia wyprowadzkę

Protokół zdawczo-odbiorczy zajmuje godzinę lub dwie i może oszczędzić ci długiego sporu o kaucję. Przejdź przez mieszkanie pokój po pokoju, opisz każdą usterkę z miejscem i rozmiarem, sfotografuj ją i podpisz tylko to, co się zgadza. Zachowaj kopię przez cały najem i do rozliczenia kaucji.

Przy wyprowadzce przejdź przez mieszkanie ze starym protokołem, zanim zrobi to wynajmujący, sfotografuj wszystko jeszcze raz i bądź przy zdaniu, jeśli możesz. Pamiętaj, że bez protokołu prawo zakłada dobry stan mieszkania, więc to on jest twoją najlepszą ochroną. W razie sporu pomoże prawnik albo bezpłatna pomoc prawna.